Outsourcing archiwalny
Powierzenie zewnętrznemu podmiotowi zarządzania dokumentacją niesie z sobą wielopłaszczyznowe korzyści, z których najważniejszą jest wyeliminowanie konieczności posiadania odpowiedniej bazy lokalowej dla narastającego zbioru akt. Nasza składnica akt to duży, zmodernizowany obiekt spełniający wymogi bezpiecznego przechowywania dokumentacji.
Stworzony przez nas elektroniczny system informacji archiwalnej, a także pomoce ewidencyjne i odpowiednio przygotowana kadra są gwarancją efektywnego zarządzania zbiorem archiwalnym, stałego monitorowania powierzonych nam dokumentów oraz prostego i sprawnego do nich dostępu.
Zapewnimy Państwu stały kontakt telefoniczny i mailowy z pracownikami składnicy akt, którzy na zlecenie zeskanują lub dostarczą osobiście wskazane dokumenty.
Przewidujemy również możliwość skanowania dokumentacji przekazywanej do naszej składnicy akt, będzie to jednak wiązało się z dodatkową opłatą.
W usłudze outsourcingu archiwalnego zawierają się:
- Odbiór i transport dokumentów do składnicy akt.
- Archiwizowanie powierzonej dokumentacji:
- systematyzacja akt według komórek organizacyjnych,
- porządkowanie chronologiczne akt w obrębie komórek organizacyjnych i rzeczowe w obrębie danego roku,
- umieszczenie dokumentów w kartonikach/pudłach archiwizacyjnych,
- nadanie sygnatur archiwalnych,
- opracowanie środków ewidencyjnych w postaci spisów zdawczo-odbiorczych w wersji papierowej i elektronicznej,
- rejestracja dokumentów w elektronicznej bazie danych (z poziomu opisu segregatora/teczki).
- Cykliczne przeprowadzanie brakowania dokumentów:
- wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął,
- sporządzenie ewidencji akt wybrakowanych,
- uzyskanie pozwolenia Archiwum Państwowego na wybrakowanie dokumentacji (jeśli jest wymagane),
- transport wybrakowanej dokumentacji do punktu zniszczenia,
- wystawienie zaświadczenia o zniszczeniu akt.
- Udostępnianie dokumentów:
- na terenie składnicy akt w wyznaczonym do tego celu pomieszczeniu,
- dostarczenie kurierem wskazanej partii dokumentów,
- dostarczenie własnym środkiem transportu wskazanej partii dokumentów,
- skanowanie i przesłanie drogą elektroniczną pojedynczych dokumentów.
- Obsługa zewnętrznych instytucji kontrolujących.
- Odzyskiwanie segregatorów i zwrot do Klienta.
